Het maken van online enquêtes klinkt als tijdrovend en kostbaar. Dat is vaak de reden dat wij teruggekoppeld krijgen: ‘dat doen wij liever niet’. Met Google Docs formulieren kan je op een redelijk eenvoudige wijze, gratis, zelf enquêtes maken en publiceren.

Voor alle tools en diensten van Google is een Google account nodig. Zo ook voor Google Docs. Ga naar: https://www.google.nl/intl/nl/forms/about en maak een nieuw account of kies voor aanmelden met een bestaande Google Account. Dit scherm is nog in het Engels, maar de Google Docs formulieren module kun gewoon in het Nederlands gebruikt worden.

Eenmaal aangemeld, is het overzicht van de persoonlijke documenten van Google Docs zichtbaar, mits ingelogd via Google Docs. De keuze voor ‘formulier’ wordt gekozen links in het menu onder de knop “Nieuw”. Klik deze aan en een nieuwe leeg formulier wordt opgestart.

De software bestaat uit 3 delen:

1) de hoofdnavigatie
2) de enquête
3) de footer, met een link naar het enquête formulier.

Het toevoegen van vragen is een eenvoudige handeling. Kies linksboven onder “Item toevoegen” voor een van de mogelijke formulier elementen. Let daarbij op dat de juiste elementen gekozen worden. De “meerkeuze” optie wordt ingevuld met radio-buttons. Dat zijn exclusieve keuzeopties, er is daarbij slechts één antwoord mogelijk. Met “selectievakjes” bedoelt Google checkboxen (of aanvink/aankruishokjes). Dit zijn werkelijk de meerkeuze antwoordmogelijkheden.

Kies deze dus als er meer dan één antwoord mogelijk is. De “Kiezen uit een lijst” antwoordoptie laat een selectielijst (dropdownlist) zien. Net als de radio-button is er slechts één antwoord mogelijk. Zelf geef ik niet de voorkeur om deze optie te kiezen. Het is immers niet mogelijk om de antwoorden te zien vóórdat de gebruiker zelf een actie heeft gedaan, namelijk het klikken op de pijl om de selectie lijst uit te klappen. Bij radio-buttons zijn alle antwoord mogelijkheden gewoon zichtbaar, een stuk gebruiksvriendelijker.

Het is na het toevoegen van een vraag gewoon nog mogelijk om deze te bewerken of te verwijderen. Ook kun een vraag gekopieerd wat handig kan zijn wanneer veel dezelfde soorten vragen gesteld worden, maar alleen een gedeelte van de vraag laat veranderen. Overigens kan je de volgorde van de vragen bepalen door de vragen te slepen. Een kader geeft aan waar de vraag terecht komt bij loslaten van de muisknop.

Als alle vragen en antwoordmogelijkheden voor de enquête zijn ingevoerd, kan de keuze gemaakt worden voor de vormgeving van de enquête. Wij gaan er vanuit dat de enquête een plek krijgt binnen een bestaande website. Het is dan wel zo prettig als de vormgeving min of meer aan sluit bij die website. Er zijn verschillende templates beschikbaar. Helaas niet allemaal even professioneel en zakelijk, maar er is in ieder geval meer keuze dan ‘wit’.

Nadat de enquête volledig is afgerond en de vormgeving is bepaald kan de enquête gepubliceerd worden. De tekst die de bezoekers te zien krijgen, kan bewerkt worden onder de knop: “Meer acties” aanpassen bij “Bevestiging bewerken”.

Wanneer het een publiekelijke enquête is (waarschijnlijk niet) wordt de checkbox aan gevinkt. Iedereen kan dan vanuit het bevestiging scherm de resultaten van de enquête tot dan toe bekijken. Deze gegevens kunnen ook intern gehouden worden, dan wordt de checkbox niet aan gevinkt.

De software biedt de mogelijkheid om de enquête per email te versturen. Tip: stuur eerst een email aan een eigen emailadres. Zo kan gecontroleerd worden hoe de email eruit ziet. Persoonlijk vinden wij deze mail erg technisch en beknopt. Een betere oplossing is om de link naar de enquête (die staat in de footer!) op te nemen in een eigen opgesteld emailbericht. Dan kun het doel van de enquête ook beter uitlegd worden. Daarnaast biedt een gepersonaliseerde email vertrouwen.

Onder de knop “Meer acties” – “invoegen” staat de HTML code om de enquête te publiceren binnen een iframe op een bestaande website. Andere mogelijkheden zijn het opnemen van een reguliere hyperlink naar de enquête met een attribuut of het openen van de enquête in een popup venster. Wat ook gekozen wordt, kies er in ieder geval niet voor om de enquête over een site heen te laten vallen (hyperlink zonder _blank target) omdat de bevestigingspagina geen mogelijkheid biedt om terug te keren naar de site.

Via een eigen Google Docs account kan te allen tijde inzage getoond worden in de resultaten van de enquête. De resultaten zijn op te vragen in een overzicht. Dit overzicht toont per vraag de gegeven antwoorden. Bij keuze vragen worden ook taartdiagrammen getoond met daarin de procentuele verdeling. Dit overzicht biedt direct een mooie en bruikbare rapportage maar het is ook mogelijk om de resultaten in de Spreadsheet software van Google Docs te laden. Vanuit daar is het dan mogelijk om de resultaten te exporteren naar diverse andere formaten, waaronder Microsoft Excel.

De formulieren uitbreiding van Google Docs biedt goede mogelijkheden om zelf een enquête te publiceren. Er zijn echter ook wat kanttekeningen. Het is niet bijvoorbeeld mogelijk om logica in te bouwen. Bij complexe, uitgebreide enquêtes is dat soms echter wel wenselijk. Ook kun de vormgeving niet zelf bepaald worden. Alhoewel er verschillende templates beschikbaar zijn, zijn de meeste daarvan nogal kinderachtig en niet geschikt voor zakelijk gebruik.

Wij zijn benieuwd naar uw ervaringen? Misschien samen aan de slag met Google Docs? Wij helpen en ondersteunen u graag.